没人喜欢开会。
真的。
我刚带团队那会，每周一的例会是全公司的“大型遭难现场”。9点半准时开始，到11点还收不住尾。有人带了刚买的豆浆蹲在后排，喝到一半还得举着手说自己上周的工作进展；外勤跑客户的同事举着手机在地铁里接会声，信号卡的时候还得停下来大声喊“我这边听得到！你继续说！”；负责数据的小姑娘抱着电脑念了20分钟的环比数字，念到我坐在主位上都快打哈欠了。
我当时坐在主位上，盯着满会议室低着头躲眼神的人，突然就觉得没劲。之前听别人说例会管理是管理的基本功，我照着别人给的模板，定了考勤，做了汇报PPT模板，要求每个人都必须提前准备好上周的工作内容，结果开出来的会，比之前还折磨人——大家对着模板念稿子，念得字正腔圆，却没人说一句真话。
比如运营的人念完“上周完成了3篇推文”，半句不提那三篇推文有两篇是因为设计排期拖了3天，差点错过活动上线的时间；比如研发的人念完“上周修复了12个bug”，半句不提产品提的需求改了5版，他们团队连着加了两个晚上的班。散会的时候大家抱着电脑往外冲，谁都不想多待一秒，甚至有人专门在例会的时间段排了客户拜访，就为了躲这个会。
改了7版规则才摸透的核心：例会从来不是“汇报大会”
我第一次大刀阔斧改例会的时候，踩了个特别蠢的坑。
我当时觉得，既然大家烦的是挨个念工作，那干脆把这环节全砍了。定的新规则是：以后例会不准念自己已经做完的事，有问题就说，没问题就散会。结果第一次这么开的时候，乱成了一锅粥。有人说“我上周啥问题没有”，有人说“我需要研发支持但不知道找谁对接”，开了40分钟，连谁这周要赶哪个客户的方案都没理清楚。散会的时候负责客户对接的小姑娘眼睛都红了，说之前的会虽然长，但好歹能知道别的组这周的排期，现在啥信息都没有，她上周约的客户会差点和产品的版本发布撞了车。
我当时站在空了的会议室里，盯着白板上歪歪扭扭的几行字，突然反应过来——我之前根本没搞懂大家为什么烦例会。
不是烦开会，是烦开和自己没关系的会，烦开了会啥问题都解决不了的会。
后来我拉着几个平时在例会上最“活跃”的老员工，蹲在会议室走廊的台阶上聊了半小时，磨了7版规则，终于把时间卡在了固定45分钟，多一分钟都不拖。我自己带了个机械表放会议室桌上，到点就掐表。
规则简单到离谱：
前10分钟，只说跨组协同的需求。你自己能搞定的事，别拿到会上说。比如你自己改个海报的字体大小，不需要麻烦全组听；但你要找设计组排期3天做3张活动宣传图，这才值得说，而且说的时候必须带清楚“找谁、需要什么支持、最晚什么时候要”，含糊其辞的一律不算。
中间25分钟，只说卡壳的事。顺顺利利做完的事，不用在会上讲。比如你顺顺利利写完了方案，不用念你写了啥内容；但你卡在客户要改第8版需求不知道怎么提，卡在预算申请打了3次还没批，这种事拿到会上说，大家一起搭把手想办法。
最后10分钟，所有人对着白板上贴的这周核心目标，写下自己这周要交付的一个关键产出，写完就散会。
刚开始这么改的时候，有老同事不适应。说之前的会虽然长，但不用动脑子，照着稿子念就行，现在要提前想清楚自己要啥，反而累。我也不硬压，第一次按新规则开的时候，我特意把之前那个差点撞了排期的小姑娘的事拿出来说，就问大家：“你们是愿意花45分钟把这周的协同事捋清楚，下班早点走，还是愿意坐俩小时听别人念和自己没关系的数？”
底下没人说话。但散会的时候，那个小姑娘跑过来跟我说，这周终于不用下班了还在微信上挨个问别的组的排期了。
那些没写在规则里的细节，才决定例会会不会变质
规则定完了，不是就万事大吉了。
我后来碰到过好几次，差点把好好的例会又开回原来的糟样子。
有次开例会，销售主管当着所有人的面，把一个刚入职2个月的新人骂哭了，说他上周跟进的客户跑了，给团队造成了损失。我当时直接打断了，说“客户跑了的事，你俩散会单独聊，会上不解决追责的事，只解决怎么把下周的客户接住”。真的，你要是在例会上开批斗会，下次大家都不敢在会上说自己的卡壳事了，全藏着掖着，最后小事拖成大麻烦。
还有次，有个刚升部门经理的同事，每次开例会都要做10页PPT，从部门的历史成绩讲到未来三年的规划，讲得唾沫横飞。我第一次碰到的时候，直接跟他说“PPT你存在自己电脑里，需要看的人你会后单独发，现在就说你这周需要大家配合啥”。说实话，大家来开这个会，不是来听你做部门工作汇报的，是来解决自己上班要碰到的实际问题的。
还有个没写在规则里的小习惯：如果当天的例会，大家坐下来3分钟就把所有协同事、卡壳事都说完了，离45分钟还有一大截，那就直接散会，哪怕离原定的结束时间还有半小时。
我记得上个月有次开例会，28分钟就把所有事捋完了。我直接说“没事了，大家回去干活吧”。底下人愣了两秒，然后笑着就往外走。
那个场景我现在都记得。
之前哪有开例会提前散会的好事啊。
把周一的会改到周二，是我做过最正确的决定
最开始我们按新规则开的两次会，还是固定周一开。
开了两次就发现不对。周一早上大家刚到公司，微信上攒了两天的客户消息、工作群的@、物业的通知，全涌进来，人坐在会议室里，心还在手机的未读消息上。你说他在听会吧，他时不时就低头刷一下手机；你说他没听吧，他还能时不时点头附和。
后来咬咬牙，把例会改到周二上午。
就这一个调整，大家的参会状态好了不止一倍。周二的时候，大家已经把周一攒的杂事处理得差不多了，坐下来聊的时候，也能真的沉下心说自己的需求，不会总被突然弹出来的消息打断。
有次我问团队的人，现在开例会会不会还觉得烦。那个之前每次都要在周一排客户拜访躲会的销售说，现在还好，45分钟开完，比他之前在微信上挨个发消息问排期省的时间多了。
说实话，之前我总觉得，好的例会管理，就是要有完美的流程，有严格的考勤，有标准化的汇报模板，甚至要把每个人的发言时间都卡得死死的。结果踩了这么多坑才发现，根本不是。
你开这个会的初衷，本来就是为了减少大家平时在微信上扯来扯去的沟通成本，不是为了让大家完成“参加会议”这个KPI。
毕竟，没有人会为了“坐满一小时的会议时长”鼓掌。大家只会记得，开这个会，到底有没有帮自己少加一点班，少跑一点冤枉路。
