上周去老同事的公司串门，刚进行政部就撞见小姑娘趴在工位上掉眼泪。
桌上摊着厚厚一叠审批单，最上面那张是申请买200块A4打印纸的，上面已经签了三个部门主管的字，还差最后一个财务总监的签字。
她要等这个字签完，才能去库房领纸，不然整个部门这周连打印合同的纸都没有。
我翻了翻他们墙上贴的流程示意图，数了数，从买打印纸的需求提报到货到库房，一共要走7个签字节点。
说真的，我当时第一反应是，这哪里是流程，这是给人添堵的路障啊。
先把“为了管控”的执念扔了
2019年我在制造工厂做第一次流程优化，当时拉了8个部门的主管，关在会议室开了3天会，每个人都要往流程里加节点，生怕哪个环节漏了，最后要自己担责任。最后整出来的采购流程，从需求提报到付款，19个节点，印成精装手册，每个部门发一本，当时还觉得特别专业，特别严谨。
结果上线第三周，就出了事。
生产线的核心备件坏了，要紧急采购。需求提交上去之后，按照流程要先找生产部主管签字，再找采购部主管审核预算，再找财务部核金额，再找分管生产的副总审批，最后采购才能下单。
等所有流程走完，整整花了12个小时。
生产线停了12个小时。
我站在车间里，看着工人蹲在地上擦闲置的机床，主管急得嗓子都哑了，采购的小姑娘在旁边快哭了，说自己打了好几个电话，大家都在走流程，谁也不敢先破例。
后来复盘的时候我们算过账，那12个小时的停产损失，够给整个采购部发半年的绩效奖金。
我们当时加的那7个“风险管控节点”，没有一个是真的能拦住风险的。
无非是每个部门都想在流程里占个位置，证明自己有话语权，怕真出了问题，自己不在流程里，就要背锅。
流程优化的第一刀，永远是先砍掉“没人真的负责”的节点。
什么叫没人真的负责？就是那个节点签完字的人，根本不知道这个需求是啥，只要看到前面的人签了，他就跟着签。这种节点留着，除了耽误时间，没有任何用。
别把员工当流程里的螺丝钉
后来我们做报销流程优化，一开始IT部门的同事特别积极，说要做全自动化管控，把差旅标准、交通补贴标准全部输进系统，只要报销金额超了，系统直接打回，连人工审核都省了。
我们当时都觉得这主意好，高效，省得财务一个个核对标准，省下来的时间能多做几个报表。
上线第一个月，销售部就炸了。
有个销冠，为了见一个重要客户，赶最早班的飞机，买了全价票，比经济舱标准贵了320块。系统直接打回，提示“超标准无法报销”，连个提交说明的入口都没有。
他找财务，财务说系统自动管控的，改不了，要报销就得线下找三个领导签字。
他嫌麻烦，干脆不报了，自己掏了钱。
直到后来跟销售总监吃饭，他说你们知道这个销冠上个月因为报不了打车费，干脆把380块的费用自己吞了，说不想把时间浪费在填流程上。
我当时听完脸都发烫。
我们坐在办公室里想出来的“完美流程”，根本没考虑一线做事的人是什么感受。
所有不考虑一线使用者情绪的流程优化，都是自嗨。
后来我们改了规则，给超标准的报销留了个100字以内的说明入口，只要直属领导点个确认，就能正常走流程，不用层层审批。
改完之后，报销的平均处理时长从4天降到了4小时，财务收到的申诉邮件直接少了80%。
你看，哪有那么复杂的事。
流程不是写完就锁进柜子的
我之前见过太多公司，花大价钱找咨询公司做流程优化，最后厚厚的流程手册印出来，锁在行政的柜子里，再也没人动过。
大家都觉得，那是专家做的标准，不能改，改了就是不专业。
前两年疫情的时候，有个客户跟我吐槽，说他们全公司居家办公，结果报销流程还要求必须把纸质发票寄到总部，行政每天要花2小时拆信封、贴发票，财务要对着纸质单据录系统，效率低到离谱。
没人提。
大家都觉得那是当初花了十几万做的流程，改了就不对。
直到有个员工寄发票的时候丢了，自己垫了两千多块钱报不了，在部门群里发了长文吐槽，才有人想起来，哦，原来流程是可以改的。
我们现在做流程优化，从来不会说“一次改完就一劳永逸”。
每季度我们会开半小时的吐槽会，不找部门主管，就找天天用流程的一线员工——仓库的老班长，跑客户的销售，天天贴单子的行政。
就问一个问题：最近用哪个流程觉得最别扭？
上个月就是仓库的老班长提的，说现在收货要填三个单子：入库单、质检单、台账登记，货都在仓库放着，为什么要让人填三次？
我们花了一周时间，让IT把三个系统的接口打通，扫一下货码，三个单子的数据自动同步。
现在仓库收一次货的时间，从平均15分钟降到了2分钟。老班长现在每次见我，都要塞给我一根烟。
真的。
流程优化从来不是什么高大上的管理项目。
不是要画多么漂亮的流程图，不是要搞多么复杂的管控体系，不是要在行业大会上拿什么案例奖。
流程优化的本质从来不是管控，是帮做事的人省力气。
你蹲在车间里，跟一线的人聊两句，听他们骂两句现在的流程有多麻烦，把那些没用的、添堵的、没人真的负责的节点砍掉，让做事的人能更快把事做成，就够了。
